對業務組織而言，2017已經走入歷史，此時我們面對的是2018。而對大多數公司而言，今年對業務團隊營收的期待，一定是高過去年。我們應該拿來問自己的一個問題是：「我們可以如何協助業務員達成這些新目標？」讓我提供一個答案：減輕那些莫名其妙加諸在業務員身上的行政負擔！

如果你去看一下，現在一般業務員的時間都花在什麼地方，你就會發現，他們得承擔許多無聊繁瑣的工作。舉例而言，當他們找到新的潛在客戶時，需要處理許多事項。我們期待他們在客戶關係管理系統中，建立新的客戶資料、聯絡資料、新的商機資訊等，然後我們又希望他們記下會議重點、電訪重點、並把電子郵件做成相關記錄的附件。接下來還得不斷更新客戶狀況的預測內容。

做這些事情真的有必要嗎？當然。但這些事情不需要業務員來做。業務灌能軟體已經有各種創新功能，可以自動完成大多數這些工作。科技可以分析買方與賣方之間的往來電子郵件，並判定新的銷售商機是否已經產生、其間涉及的相關人士有哪些、以及在銷售流程中出現了哪些任務等。另外還有一些解決方案，可以記錄、謄寫與分析業務拜會的內容，並把這些拜會的完整紀錄，留作附件。

減少無聊與繁瑣工作的方式還不止於此。從報價到成交的整個過程，大多數事項都可以透過科技，有效管理。電子簽章的管理系統，可以加速訂約的過程，同時確保合約內容正確無誤。然後這個系統可以管理文件發送的流程，把合約送到所有客戶方面相關人士的手上，讓他們能夠簽核。接下來，內部交易檢視流程，也可以仰賴這套系統來進行管理，以確保你們公司內部的所有簽核都順利完成。而在所有步驟都完成之後，電子簽章系統也會自動更新客戶關係管理系統的紀錄。

所有這些支援服務的成本，每個業務員每天只要幾塊美元，如果和我們付給業務員一小時25美元、50美元、或75美元以上的薪資比較起來，投資報酬率非常清楚。在你接下業務員這份工作的時候，你就知道公司的期待會不斷提高，但你同時也應該預計，公司會提供應有的資源，協助你提高效率與成效，以推動你達成公司的期待。減少一些無聊繁瑣的工作，就是支援業務團隊的一個重要起點。

本文節錄自「管理雜誌」526期
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