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衝突出現時:職場上如何將衝突化為生產力

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對或錯:產生衝突可能讓人際關係破裂,信不信由你:這個問題的答案是否定的。沒錯,這是種常見的恐懼,但事實上,只要我們願意致力找出解決之道,衝突就可以加強人際關係,同時激發創意。

我們很多人自然的反應,都是要避免衝突,但往往會因為如此,而付出很大的代價。當我們害怕面對衝突時,就會保持沈默,對話就不會出現,而如果未能開放交換想法與感受,創意就會受到侷限。

意見不和與衝突,有可能是達成理想成果的健康前驅因素,因此邀請他人充分表達他們的觀點──在你和所有其他團隊成員面前──是非常重要的一件事,即使因此而引發一些小小的摩擦,也勢在必行。有幾個因素可能引發團隊成員之間的摩擦,包括偏見、希望證明自己是對的、個人價值觀彼此衝突等,但事實上,意見不和不一定是針對個人。

我們經常在部落格或本身相關的資源中,強調在職場上提升包容度的重要性,這當中主要的想法是,包容的文化需要團隊合作與多元化的想法,如此一來,每個團隊成員就有同等的機會,可以分享本身的觀點。

德勤公司有一篇名為「多元的新境界」(”Diversity’s New Frontier”)的文章,分享了衝突如何對這類環境產生影響:

「多元的想法對主管而言是一種挑戰,刺激他們針對衝突本身重新思考,並把想法從緩和衝突的負面影響,轉為設計衝突,讓衝突推動團隊產生新層次的創意與生產力。」

衝突可以富有生產力,我們也可以在這種解決方案中挖出金礦。儘管如此,如果衝突未經適當的管理,還是可能迅速升高。當強烈的情緒──例如憤怒或鄙視──出現時,有可能讓當事人產生不安全感,進而自然阻絕了創意,並讓人際關係更難修補。領導者必須掌握這種團隊成員之間的人際氛圍,並隨時準備好,在意見不和的狀況開始越演越烈時,介入處理。

但身為領導者,如果團隊成員之間產生衝突與摩擦,你該怎麼辦呢?這就要靠衝突管理。衝突管理的核心目的,是任何處理爭端的方式,都要確保意見不和的產生,能夠具有建設性。

以下四種方法,可以讓你在和團隊成員合作共事時,有效管理當下的衝突:

1、即使碰上最奇怪的想法,也要展現好奇心與尊重:
雖然不是所有提出來的想法,都會納入最後的決策,但在包容的文化裡,各種想法都會被接受。

分享想法的方式,經常包括腦力激盪,讓創意能夠自然流淌,而在表達想法之前,不一定要有完整的論述。抱著好奇心去傾聽,雖然團隊成員很自然會有充滿尊重的反饋意見與評論(這可能是決策過程中極富生產力的一環),但碰上對人不對事、太過個人化的評語,領導者一定要加以處理,設法滅火。切記:只要給予尊重,就能化解緊張關係。

身為領導者,一定要切記:每個人所提出的想法或願景(無論這種想法多麼奇怪或不受歡迎)背後,一定有需要理解的價值觀。

2、運用資料:

正如俗話所說的:數字不會說謊。

大家提出好幾種想法之後,你要把注意力轉移到每個想法背後的支撐(或不支撐)因素上。就眼前所討論的主題或決策而言,你目前所掌握的資料是什麼?歷史性的資料又顯示了什麼?你有沒有規劃好的投資報酬率?

運用客觀的資料作為標竿,有助於判斷哪種提出來的想法最具優勢,這也是一個有效的方式,可以達成最終的決策,又不會罔顧任何個別的想法。

3、進行決策:
進行團隊合作的重要先決條件,是要瞭解你(或組織內部其他的領導者)才是進行最終決策的人。

身為領導者,有必要充分考量各種不同的觀點,並避免「包容的幻象」,但到頭來,真正要做決策的還是你。

如果你無法負起做決定的責任,團隊成員就會各自往不同的方向前進。你必須決定,哪個方向才是對整個公司最有利的方向,共識不是做決定的必要條件──你要做出最後的決定,終止綿延不絕的意見不和,並設法在預定的期限之前完成工作。

4、透過後續的對話處理殘存的情緒:
我們可以提出的最後一個、或許也是最重要的一個建議是:處理所有衝突過後可能殘存的情緒。無論是小小的意見不和或激烈的爭辯衝突,瞭解每個團隊成員的立場,是很重要的。如果眼前的事項已經在會議上解決了,後續的對話就可以處理原本可能受到忽略的潛在問題──這類問題可能對眼前或未來的職場文化,產生負面的影響。

認真進行團體對話或「一對一」對話,討論你和他人的行為與情緒,以便建立理解的感受,並重新塑造一種團隊感。這種作法可以讓團隊成員明白,你很在乎他們的感受。

簡言之,衝突不一定是壞事。

正如勁道公司執行長蘇珊.史考特所說的,挑戰同事的意見,並「詢問他們的真相」,可以帶來驚人的業務成果。很重要的一點是,要知道如何很有技巧地進行這類對話,以避免衝突真正升高,導致成果十分有限。卓越的領導者會知道如何運用耐心與自覺,推動這類對話,同時放下自我。

無論是職場上的衝突或人際關係的問題,你都必須靠自己(與他人)進行困難的對話,才能推動人際關係向前發展。今天就採取行動,實踐勁道!

本文節錄自「管理雜誌」538 期
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