親愛的瑪德蓮：
最近我首次獲得提拔擔任主管職務。在此之前，我已經在這家公司待了十四年以上，原本都是個別的貢獻者。
我的新職務迫使我必須接受陡峭的學習曲線，因為我完全脫離了過去的工作團隊。我不擔心自己做不來新的工作，但新職務的挑戰性確實很大。而除了學習新任務、設法認識新團隊之外，我每天還得花五到六個小時的時間開會。
這些開會時間使我個人的工作進度與回覆電子郵件的進度嚴重落後，更別提我因此沒有時間和直屬下屬合作互動、或者進行策略性思考。
為了趕上工作進度，我每天晚上等孩子上床之後，都要登入工作帳戶一到三個小時，回覆電子郵件、處理工作事項等，就連週末，我通常也得花時間工作。我覺得這種作法在體力上不是長久之計。
妳有什麼建議可以讓我減少會議嗎？我很確定，如果白天開會的時間可以減少，我就能完成更多真正的、實質的工作內容。
費城夜未眠
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親愛的「夜未眠」：
恭喜你獲得升遷！你或許沒想到其實你等於報名加入了開會的煉獄，會議是現代職場的苦刑，這點毫無疑問。
這種狀況是怎麼出現的呢？現在的組織趨向扁平化，越來越以模組運作為主，我們大多數人都要同時參與很多不同的團隊，且肩負好幾個向非直屬主管報告的職責。而且現代企業越來越複雜，每個人都得掌握種種快速的變化。儘管如此，未來能夠致勝的組織，一定是能夠把複雜性加以簡化的組織，因此如何處理會議這回事，就成為讓組織更加靈活的一大關鍵，其價值不容忽視。
聽來這些會議對你而言，似乎沒什麼價值，因此很可能的狀況是，大多數參加這些會議的人，純粹只是因為習慣了開會的模式。會議的領導者其實應該回答下列問題：
●召開這次會議的目標是什麼？
●這項目標仍然很重要嗎？
●這次會議實際上是否達成了原定的目標？
●如果沒有的話，需要改變什麼？
●如果是的話，這項目標是否可以透過更少的時間、或者頻率更低的會議來達成？
●與會者成員是否適當？
●會議是否準時開始、準時結束？
●每次會議是否有明確的議程？
如果這類永無止境的會議中，有些是由你主導，只因為之前擔任你這項職務的人希望開會，你就有權設法改變。挺身而出！加以改變！
而在由他人所主導的會議裡，即使你只是菜鳥，你也有幾個選擇：
1. 無所作為，繼續受苦。
2. 接受這就是組織做事的方式，想想如何用更少的時間，完成所有其他任務。
以及……我最喜歡的一種：
3. 教育自己，如何盡可能刪去最多的會議，並讓剩下來的會議更有價值。讓自己成為工作領域中的會議改革者，成為善用會議的專家；擬定一個計畫，爭取所有相關人士的接受與支持，並開創一種會議的新文化。我無法想像，不是每個人都跟你一樣，已經受夠了──不是每個人都在祈求，會議能夠更有趣、更有生產力、更有用處、而且──我敢說──更好玩？你會是你們組織的大恩人。
以下是幾個絕佳的資源，可以幫助你提高會議智商：
派翠克‧藍奇歐尼（Patrick Lencioni）的「會議之死」（Death by Meeting）。他認為只有四種會議是真正有需要的：每日進度檢查會議（我所屬的專案團隊步調快速，會開「黑傑克」會議──時間不超過21分鐘！）、每週戰略會議、每月或臨時性的策略會議、以及偶爾舉行的外地檢討會議（Off Site Review）。藍奇歐尼說明了如何讓會議更有意義，以及如何適當規劃會議，並鼓勵參與。
另一項很棒的參考資料是麥克松（Mike Song）、維奇‧哈爾西（Vicki Halsey）與提姆‧巴瑞斯（Tim Burress）合著的「會議的倉鼠革命」（The Hamster Revolution for Meetings）。這幾位作者提供了絕佳的訣竅，包括每次會議都一定要有明確的目標與議程、如何應付讓會議脫軌的幾種常見類型的人等。這本書也處理了許多虛擬會議充滿荒謬的問題。
你只要去問問我們永遠的好朋友google，就可以找到許多很棒的參考資料。而如果你知道你們組織真正需要解決的問題是什麼，更可以很快找到許多良好的建議。
你或許會覺得，你原本的工作時間表早已超載，那有可能再加上這項任務。這點你或許是對的。所以你可以和上司談一談──或許這可以激發出一些改變的動力。而如果你真的決定接下這份任務，記得可以慢慢來、但要持續不懈，不要輕易放棄，再也沒有比這項任務更值得努力的目標了。
愛你的
瑪德蓮
本文節錄自「管理雜誌」518期