掌握視訊會議美學及技巧 發揮影響力

WFH（Work From Home）已成為普及化的工作方式，尤其疫情進入第三級警戒管制之後，居家工作比例大為提升。以本院為例，基於保護同仁健康安全並配合政府不出門的政策，自5月中旬起要求各單位盡量提高居家工作比例，許多單位居家比例達90％以上，為確保工作效能及溝通無礙，每天數場遠距視訊會議也成常態。很多人認為視訊會議不就是開會嗎？殊不知視訊會議必須注意的眉眉角角更多，因此常見鏡頭出現令人莞爾的畫面，也因此可能破壞原來既有的形象，甚至掉了幾乎到手的訂單。其實只要掌握視訊會議的美學及技巧，除了容易被看見，領導者更可以發揮影響力。

　以下整理參加視訊會議應注意的美學及技巧重點，提供大家參考。

　一、形象到位

　1、視訊鏡頭有強化效果，視訊會議時之穿著造型準備必須比真實會議更花心思，穿著可以比照正式會議或輕鬆一些，如男士著襯衫、不打領帶；女性必須稍加強妝感，至少口紅不能少，搭配色彩鮮明、俐落的服裝及整齊的髮型。當然，可隨著會議性質來調整造型。

　2、如果經常開會，特別在公司，鏡頭背景可以自行設計營造，代表公司或個人形象；否則視訊軟體大多提供多樣可選擇。依鏡頭背景，確定最適合之造型及妝感。

　3、開會前，建議檢視一下效果並進行調整，確保造型穿著與環境是否得體，以及聲音和影像的呈現之最佳位置，這樣才能為會議的表現加分。

　二、畫面呈現

　1、坐姿：不發言時，鏡頭呈現可以從頭頂至胸口，坐的位置，以距離桌邊約2個拳頭寬度，也就是20公分左右較適合，雙手手肘可以輕放在桌上，坐姿應挺胸，才有精神。發言時，身體微向前傾，放大臉部面積，增加存在感，但是必須注意臉部與鏡頭的角度，也就是比例問題，才不會有以鼻孔說話的笑話出現。

　2、注視：眼睛應該看哪裡？發言時，應看鏡頭或鏡頭下緣2－5公分處，如同談話時，我們應注視對方的眼睛一樣 ，對方才能感受到我們對他的尊重，也可適時加上手勢，比較自然。不發言時，則看發言者，才能從對方的眼神及肢體語言清楚了解他想完整表達的意思：如果對方有徵詢意見，可以點頭或搖頭，並加上手勢，才有互動感。剛開始時，大多不習慣，必須自我提醒，反覆練習。當然，微笑是最好的溝通語言，必須有歡喜心，即便戴口罩，對方也可以從你的眼神感受到親切感。

　3、專注：視訊會議更要專心，因為所有人的臉都在同一個螢幕，比實體會議更凸顯與會者的神情，任何一位做其他事或不專心，大家都看得到。

　三、精準效率

　1.準備：如同實體會議，必須安排開會時間、議程、討論的主題及前次會議結論及該次會議資料、並提前通知與會者，讓大家都可以先準備，不用浪費時間在會議中思考。與會者也應事先準備，如研讀會議資料、發言重點；會議主持人應事先準備相關資料及會議程序之引導，如果會中有要發布執行之事項或計畫，必須事先擬定文稿。

　2、時間：視訊會議其實更加辛苦，所以應更有效率，會議時間最好在1小時內結束，如果必須長時間討論，最好每40－50分鐘休息5－10分鐘。

　3.、發言：發言時，講話的速度要放慢，在重點處可以加強語氣，不要有太多的修飾性文字。應用眼神、表情、手勢及聲調等來充分表達自己的意思，也幫助對方了解重點。

　把握三點原則：根據研究，一般聽者只記得3點，第4點之後，印象就模糊；因此每次發言之表達都應該符合三點原則，比方「一、二、三； 去年、今年、明年；創新、亮點、特色」，才容易被記得、有效率進行討論。